E-Rechnung erstellen
Dieses Werkzeug erstellt keine Rechnungen. Es prüft sie. Hier steht, womit Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schreiben, und warum die Prüfung danach wichtig ist.
- Ehrliche Übersicht
- Kostenlose Wege genannt
- Prüfung danach hier
Kurz gesagt: Eine E-Rechnung erstellen Sie mit einem Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD schreibt, mit dem Webformular einer Rechnungseingangsplattform, wenn der Empfänger eine Behörde ist, oder mit einer quelloffenen Bibliothek, wenn Sie programmieren. Ein PDF allein reicht nicht. Prüfen können Sie das Ergebnis danach hier, kostenlos.
Was dieses Werkzeug kann und was nicht
Invosky liest und prüft E-Rechnungen. Es erstellt keine. Diese Seite gibt es trotzdem, weil viele Besucher nach dem Erstellen suchen und dann irgendwo landen, wo ihnen zuerst ein Abo verkauft wird. Hier stehen die Wege, geordnet nach dem, was Sie brauchen, und ohne Empfehlung für ein bestimmtes Produkt.
Weg 1: Ein Rechnungsprogramm, das den Standard schreibt
Fast jede Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die in Deutschland verbreitet ist, kann inzwischen XRechnung und ZUGFeRD ausgeben. Das gilt für die großen Anbieter ebenso wie für die kleinen Rechnungsprogramme für Selbstständige. Achten Sie beim Vergleich auf drei Dinge: das Profil muss EN 16931 oder XRechnung sein, nicht MINIMUM oder BASIC WL, das Programm sollte eine Leitweg-ID eintragen können, wenn Sie an Behörden liefern, und es sollte die erzeugte Datei validieren, bevor sie rausgeht.
Mehrere Anbieter haben kostenlose Tarife mit Begrenzung der Rechnungszahl. Für ein paar Rechnungen im Monat reicht das. Welche das gerade sind, ändert sich zu schnell, um es hier festzuschreiben.
Weg 2: Das Webformular, wenn der Empfänger eine Behörde ist
Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE) und der Länder (OZG-RE) bieten ein Webformular an. Sie tippen die Rechnung dort ein, und die Plattform erzeugt daraus eine XRechnung und stellt sie dem Empfänger zu. Das kostet nichts und erfordert keine Software. Es lohnt sich für wenige Rechnungen, wird aber mühsam, sobald es viele werden.
Weg 3: Eine Bibliothek, wenn Sie programmieren
Wer Rechnungen aus einem eigenen System erzeugt, kann eine quelloffene Bibliothek einbinden. Mustangproject für Java ist die bekannteste und wird auch von der ZUGFeRD-Gemeinschaft gepflegt. Für Python gibt es factur-x, für PHP und .NET ähnliche Pakete. Der Aufwand liegt darin, alle Pflichtfelder korrekt zu befüllen, nicht im Schreiben der Datei selbst.
Was nicht geht
Word, Excel und ein PDF-Drucker erzeugen keine E-Rechnung. Ein PDF ohne eingebettete XML-Daten ist nach dem Umsatzsteuergesetz eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Wer eine bestehende PDF-Rechnung in eine E-Rechnung verwandeln will, muss die Daten neu erfassen. Es gibt kein Programm, das das zuverlässig ohne Nacharbeit tut, weil die Feldzuordnung aus einem freien Layout nicht eindeutig ist.
Der Schritt, den die meisten auslassen
Prüfen Sie die Datei, bevor Sie sie verschicken. Behörden weisen fehlerhafte XRechnungen automatisch ab, und die Meldung kommt dann Tage später mit einer Kennung wie BR-DE-1, die niemand ohne Nachschlagen versteht. Ziehen Sie die erzeugte Datei auf die Prüfseite: Sie sehen sofort, ob die Beträge zusammenpassen, ob die Leitweg-ID stimmt und welches Profil die Datei trägt. Was die Kennungen bedeuten, steht auf der Regelseite.