ZUGFeRD Rechnung
Ein ZUGFeRD-Dokument ist ein PDF mit einer XML-Rechnung im Anhang. Hier lesen Sie beide Teile und prüfen, ob die Beträge zusammenpassen.
- ZUGFeRD ab 2.0
- Factur-X
- Profil wird benannt
- Kein Upload
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oder klicken, um Dateien auszuwählen. Mehrere gehen auch.
.xml .pdf XRechnung ZUGFeRD Factur-X UBL CII
Kurz gesagt: Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie, indem Sie die PDF-Datei auf dieses Feld ziehen. Sichtbar ist ein normales PDF, im Dateianhang steckt zusätzlich eine XML-Datei mit denselben Daten. Hier werden beide Teile ausgelesen und gegen 103 Regeln geprüft, ohne dass die Datei hochgeladen wird.
Was eine ZUGFeRD-Rechnung ist
ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Sichtbar ist ein ganz normales PDF, das jeder Mensch lesen kann. Im Dateianhang dieses PDF steckt zusätzlich eine XML-Datei mit denselben Daten in maschinenlesbarer Form. Technisch ist das ein PDF/A-3 mit eingebettetem Anhang, meist unter dem Namen factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml.
Deshalb sehen Sie beim Doppelklick eine gewohnte Rechnung und merken nicht, dass Daten mitgeliefert werden. Umgekehrt zeigt Ihre Buchhaltungssoftware Zahlen an, die Sie im PDF nachlesen können. Beide Teile sollen inhaltlich identisch sein.
Die Profile und was sie bedeuten
Es gibt mehrere Ausbaustufen. Das ist wichtig, weil nicht jede Stufe als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts gilt.
| Profil | Inhalt | Gilt als E-Rechnung |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopfdaten und Summen, keine Positionen | Nein |
| BASIC WL | Kopfdaten und Steueraufteilung, keine Positionen | Nein |
| BASIC | Positionen in reduziertem Umfang | Ja |
| EN 16931 (COMFORT) | Voller Umfang der Norm | Ja |
| EXTENDED | Norm plus zusätzliche Felder | Ja |
Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Formatvoraussetzungen, mit Ausnahme der beiden ersten Stufen. Diese sind Buchungshilfen, keine vollwertigen Rechnungen. Das Werkzeug benennt das erkannte Profil oben im Blatt, damit Sie das im Zweifel prüfen können.
Wie eine ZUGFeRD-Rechnung im Inneren aussieht
Der XML-Teil ist immer in der CII-Syntax geschrieben. Ein Ausschnitt daraus:
<rsm:ExchangedDocument>
<ram:ID>2026-0871</ram:ID>
<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
<ram:IssueDateTime>
<udt:DateTimeString format="102">20260901</udt:DateTimeString>
</ram:IssueDateTime>
</rsm:ExchangedDocument>
Der Typcode 380 steht für Rechnung, 381 für Gutschrift. Das Format 102 beim Datum bedeutet das Muster JJJJMMTT, aus 20260901 wird also der 1. September 2026. Solche Codes übersetzt die Anzeige oben in deutsche Bezeichnungen, damit Sie nicht nachschlagen müssen.
Wenn kein XML gefunden wird
Dann ist es ein normales PDF ohne Anhang. Das kommt oft vor, wenn eine Datei unterwegs durch ein Archivsystem, einen Virenscanner oder einen Druckertreiber gelaufen ist. Der Anhang geht dabei verloren, das Sichtbare bleibt. Fragen Sie in dem Fall beim Absender nach der Originaldatei.
Der Weg über die Büroklammer im PDF-Betrachter
Oft wird empfohlen, den Anhang im Adobe Acrobat Reader über das Büroklammer-Symbol zu öffnen. Das funktioniert, hat aber zwei Haken, die selten dazugesagt werden. Erstens bekommen Sie damit die XML-Datei im Rohzustand, also genau die Tag-Wand, die Sie vermeiden wollten. Zweitens ist die Büroklammer leer, sobald das PDF unterwegs durch ein Archivsystem oder einen PDF-Drucker gelaufen ist: der Anhang wird dabei abgetrennt, das Sichtbare bleibt. Die Datei sieht dann aus wie vorher und ist trotzdem keine E-Rechnung mehr.
Deshalb sagt ein Viewer mehr als der Blick in die Büroklammer: Sie sehen sofort, ob überhaupt ein Datensatz da ist, welches Profil er trägt und ob die Beträge zusammenpassen.