ZUGFeRD oder XRechnung: der Unterschied
Beide sind zulässige E-Rechnungen. Der Unterschied liegt in der Verpackung, nicht im Inhalt.
Die kurze Antwort
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie können sie nicht ansehen, nur auslesen. Ein ZUGFeRD-Dokument ist ein PDF, das dieselben Daten zusätzlich als XML im Dateianhang trägt. Sie sehen eine normale Rechnung und merken nicht, dass Daten mitreisen.
Inhaltlich beruhen beide auf derselben europäischen Norm. Ein Betrag, der in der einen Datei BT-112 heißt, heißt in der anderen ebenfalls BT-112. Wer beide Formate lesen kann, sieht am Ende dasselbe Blatt.
Der Vergleich im Überblick
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateityp | .xml | .pdf mit XML im Anhang |
| Ohne Werkzeug lesbar | Nein | Ja, der Sichtteil |
| Syntax | UBL oder CII | immer CII |
| Herausgeber | KoSIT | FeRD |
| Pflicht im B2G | Ja | Nur wenn die Plattform es zulässt |
| Zulässig im B2B | Ja | Ja, ab 2.0.1 und ab Profil BASIC |
Wann Sie welches Format brauchen
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber führt in der Regel kein Weg an der XRechnung vorbei. Die Empfangsplattformen des Bundes nehmen sie an, verlangen eine gültige Leitweg-ID und weisen alles andere ab.
Im Geschäft zwischen Unternehmen sind beide zulässig. Hier entscheidet der Empfänger, was ihm nützt. Ein Handwerksbetrieb ohne automatisierte Buchhaltung ist mit ZUGFeRD besser bedient, weil er das PDF einfach ansehen kann. Ein Unternehmen mit angebundenem ERP-System verarbeitet die XML-Datei ohnehin maschinell und braucht den Sichtteil nicht.
Sie dürfen das Format nicht einseitig vorschreiben. Rechtlich muss der Empfänger nur irgendein EN-16931-konformes Format annehmen können. In der Praxis lohnt sich trotzdem eine kurze Absprache, weil sie beiden Seiten Ärger erspart.
Zwei Fallen
Die erste betrifft die ZUGFeRD-Profile. MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Wer solche Dateien verschickt und glaubt, damit die Pflicht zu erfüllen, irrt.
Die zweite betrifft den Anhang. Läuft ein ZUGFeRD-PDF durch einen PDF-Drucker, ein Archivsystem oder einen Scanvorgang, bleibt das Bild und die XML-Datei verschwindet. Das Ergebnis sieht identisch aus, ist aber nur noch ein gewöhnliches PDF. Prüfen lässt sich das in Sekunden, indem Sie die Datei auf einen Viewer ziehen.