E-Rechnung archivieren: GoBD in der Praxis
Aufbewahrungspflichtig ist die XML-Datei, nicht das Bild davon.
Der eine Satz, auf den es ankommt
Aufzubewahren ist das strukturierte Original in der Form, in der Sie es erhalten haben. Ein PDF-Ausdruck der lesbaren Ansicht genügt nicht, weil er die Maschinenauswertbarkeit verliert, die die GoBD ausdrücklich verlangen.
Bei einer XRechnung heißt das: die .xml-Datei sichern. Bei einem ZUGFeRD-Dokument: das PDF mitsamt seinem Anhang sichern, nicht nur den Sichtteil.
Was das Archiv leisten muss
Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder wenigstens protokolliert sein. Ein normaler Ordner auf dem Server erfüllt das nicht, weil jeder darin eine Datei austauschen kann, ohne dass es auffällt. Auffindbar muss außerdem jede eingegangene Rechnung sein, auch die, die Sie am Ende gar nicht bezahlt haben, und ein Prüfer muss in angemessener Zeit an einen einzelnen Beleg kommen.
Lesbar bleiben muss die Datei über die gesamte Frist. Bei XML ist das der unkritische Teil, ein Textformat lässt sich in zehn Jahren noch öffnen. Der Teil, den fast alle vergessen, ist die Verfahrensdokumentation: eine schriftliche Beschreibung, wie Rechnungen bei Ihnen eingehen, wer sie prüft und wo sie landen. Zwei Seiten reichen, aber sie müssen existieren.
Die Frist
Für Rechnungen gilt nach § 14b UStG grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Andere Unterlagen können abweichenden Fristen unterliegen, weshalb sich eine Abstimmung mit dem Steuerberater lohnt.
Vier typische Fehler
- Nur den Ausdruck ablegen und die XML-Datei löschen.
- Ein ZUGFeRD-PDF durch ein Werkzeug schicken, das den Anhang abtrennt. Das Ergebnis sieht gleich aus und ist keine E-Rechnung mehr.
- Rechnungen im Mailpostfach liegen lassen, wo sie gelöscht und verschoben werden können.
- Die XML-Datei umbenennen oder umformatieren, weil sie dann nicht mehr im Originalzustand ist.
Ein pragmatisches Vorgehen
Kleine Betriebe kommen weit mit einem festen Ablageort, an dem Dateien nur hinzugefügt und nicht verändert werden, plus einer kurzen schriftlichen Beschreibung des Ablaufs. Wichtiger als die Wahl des Systems ist, dass Sie es durchhalten und dass jede Rechnung denselben Weg nimmt.