Pflichtangaben einer E-Rechnung
Die Pflichtangaben haben sich nicht geändert. Neu ist, dass sie strukturiert im Datensatz stehen müssen.
Was § 14 UStG verlangt
Die Liste ist alt und gilt für Papier und XML gleichermaßen. Neu ist nur, dass die Angaben bei einer E-Rechnung als auslesbare Felder vorliegen müssen, nicht als Fließtext.
| Pflichtangabe | Feld |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden | BT-27, BG-5 |
| Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers | BT-44, BG-8 |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden | BT-32 oder BT-31 |
| Ausstellungsdatum | BT-2 |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | BT-1 |
| Menge und Art der Leistung | BT-129, BT-130, BT-153 |
| Zeitpunkt der Leistung | BT-72 oder BG-14 |
| Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt | BG-23 |
| Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag | BT-119, BT-117 |
| Hinweis auf eine Steuerbefreiung | BT-120 |
| Im Voraus vereinbarte Entgeltminderung | BG-20 |
Angaben, die erst im strukturierten Format wichtig werden
Vier Felder fallen auf Papier gar nicht auf und kippen im XML die ganze Rechnung. Der Währungscode in BT-5 versteht sich auf einem Ausdruck von selbst, im Datensatz ist er ein Pflichtfeld, das schlicht fehlen kann. Die Leitweg-ID in BT-10 brauchen Sie nur gegenüber Behörden, dort aber zwingend.
Zahlungsart und IBAN, BT-81 und BT-84, entscheiden darüber, ob der Empfänger automatisch zahlen kann oder ob jemand die Kontonummer abtippt. Und der Einheitencode BT-130 muss ein Code sein: Stück ist C62, Stunde HUR, Kilogramm KGM. Ein freier Text wie Stk. reicht nicht.
Sonderfälle
Bei Reverse Charge weisen Sie keine Steuer aus, brauchen aber die Steuerkategorie AE, einen Befreiungsgrund in BT-120 und regelmäßig die USt-IdNr. beider Seiten. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gilt Entsprechendes mit der Kategorie K.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und verwenden die Kategorie E mit einem Hinweis auf die Regelung. Auch bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto genügen wenige Angaben, und die E-Rechnungspflicht greift dort dauerhaft nicht.
Prüfen statt hoffen
Ob alle Pflichtfelder vorhanden sind, sehen Sie einer XML-Datei nicht an. Eine Prüfung listet fehlende Felder mit ihrer BT-Nummer auf, und diese Nummer können Sie direkt an Ihren Softwareanbieter weitergeben.