E-Rechnung für Kleinunternehmer
Ausstellen müssen Sie keine. Empfangen und aufbewahren müssen Sie trotzdem. Beides steht seit dem Jahressteuergesetz 2024 fest.
- § 19 UStG
- Empfangspflicht seit 2025
- Keine Ausstellungspflicht
Kurz gesagt: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2028. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 wie jedes andere Unternehmen. Wer eine XML-Datei bekommt, kann sie hier lesen, ohne etwas zu installieren.
Die Ausnahme beim Ausstellen
Ursprünglich sollte die Ausstellungspflicht ab 2028 für alle gelten, unabhängig vom Umsatz. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat der Gesetzgeber Kleinunternehmer nach § 19 UStG davon ausgenommen, und zwar dauerhaft, nicht nur als Übergangsfrist. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf seine Rechnungen weiterhin auf Papier oder als PDF verschicken. Der Empfänger muss das annehmen.
Die Ausnahme ist an die Regelung gebunden, nicht an die Firmengröße. Sobald Sie zur Regelbesteuerung wechseln, weil Sie die Umsatzgrenze überschreiten oder freiwillig optieren, greift die allgemeine E-Rechnungspflicht mit ihren Fristen.
Die Pflicht beim Empfangen
Hier gibt es keine Ausnahme. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und Kleinunternehmer sind Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Ihre Lieferanten dürfen Ihnen also eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schicken, und Sie dürfen sie nicht zurückweisen, weil Sie lieber ein PDF hätten.
Empfangen können heißt in der Praxis: ein E-Mail-Postfach haben. Mehr verlangt das Gesetz nicht. Was danach kommt, ist der eigentliche Aufwand: die Datei lesen, den Inhalt prüfen und das Original aufbewahren.
Was Sie mit der Datei tun
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und öffnet in keinem Programm als lesbare Rechnung. Ziehen Sie sie auf das Feld auf der Startseite, dann sehen Sie Absender, Positionen, Steuer und Zahlbetrag wie auf Papier. Bei einer ZUGFeRD-Datei ist ein sichtbares PDF dabei, das Sie ohnehin öffnen können, der Datensatz steckt im Anhang.
Aufbewahren müssen Sie die Originaldatei, nicht den Ausdruck. Zehn Jahre, unverändert und auffindbar. Ein Ordner im E-Mail-Programm erfüllt das nicht zuverlässig, weil dort jede Datei ohne Spur ersetzt werden kann. Wie ein einfaches Archiv aussehen kann, steht im Ratgeber zur Archivierung.
Was gilt, wenn Ihre Kunden Unternehmen sind
Die Ausnahme betrifft nur, was Sie ausstellen. Wenn ein Kunde von Ihnen eine E-Rechnung verlangt, weil sein System nur noch strukturierte Daten annimmt, ist das seine Sache und keine Pflicht für Sie. Manche Kunden werden es trotzdem erwarten. Dann brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD schreibt. Welche Wege es gibt, steht auf der Seite E-Rechnung erstellen.
Was bei Rechnungen an Privatpersonen gilt
Nichts. Die gesamte E-Rechnungspflicht betrifft nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Rechnungen an Verbraucher gibt es keine Vorgabe zum Format, weder für Kleinunternehmer noch für andere.