XRechnung in PDF umwandeln
Der Weg führt über die Anzeige. Erst lesbar machen, dann drucken.
Warum es keinen direkten Weg gibt
Eine XML-Datei enthält keine Angaben zum Aussehen. Es gibt keine Seitenränder, keine Schriftgrößen, keine Spalten. Ein Werkzeug, das daraus ein PDF macht, erfindet dieses Aussehen und trifft dabei Entscheidungen. Deshalb sehen zwei Umwandlungen derselben Datei unterschiedlich aus.
Praktisch heißt das: Sie brauchen zuerst eine Visualisierung, also eine lesbare Darstellung, und drucken diese anschließend in eine PDF-Datei.
In drei Schritten
- Ziehen Sie die XML-Datei auf ein Anzeigewerkzeug und warten Sie, bis das Blatt erscheint.
- Klicken Sie auf Als PDF drucken.
- Wählen Sie im Druckdialog Ihres Systems Als PDF sichern oder Microsoft Print to PDF.
Der Umweg über den Druckdialog hat einen Vorteil, der oft übersehen wird: das Ergebnis enthält auswählbaren Text, keine Pixel. Sie können darin suchen, und ein späterer Leser kann Beträge herauskopieren.
Der wichtige Vorbehalt zur Aufbewahrung
Dieses PDF ist eine Arbeitshilfe, nicht das Original. Aufbewahrungspflichtig nach GoBD ist die strukturierte Datei selbst, weil nur sie maschinell auswertbar ist. Wenn Sie die XML-Datei löschen und nur den Ausdruck behalten, haben Sie die Rechnung im steuerlichen Sinn nicht aufbewahrt.
Die Regel gilt in beide Richtungen. Bei einem ZUGFeRD-Dokument müssen Sie das PDF samt Anhang sichern. Wird es durch ein Archivsystem geschleust, das den Anhang abtrennt, ist das Original weg.
Der umgekehrte Weg
Aus einem PDF eine gültige XRechnung zu machen ist eine völlig andere Aufgabe. Dabei müssen Felder aus einem frei gestalteten Layout erkannt werden, und jede Fehlzuordnung erzeugt eine falsche Rechnung. Wer diesen Weg geht, sollte jedes extrahierte Feld vor dem Versand bestätigen.