E-Rechnung empfangen: was Sie brauchen

Die Pflicht ist kleiner, als viele denken

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind empfangspflichtig, selbst wenn sie beim Ausstellen ausgenommen bleiben.

Was der Gesetzgeber verlangt, ist erstaunlich wenig: die Fähigkeit, die Datei entgegen zu nehmen. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Sie brauchen keine Plattform, keine Software und keine Registrierung, anders als in Frankreich, wo der Empfang zwingend über eine zugelassene Plattform läuft.

Sie dürfen die Annahme auch nicht verweigern. Wer eine ordnungsgemäße E-Rechnung ablehnt, weil ihm das Format nicht passt, gerät in Annahmeverzug, und der Vorsteuerabzug kann in Gefahr geraten.

Was Sie trotzdem klären sollten

Vier Dinge, und keines davon kostet Geld.

• Benennen Sie ein Postfach und teilen Sie es Ihren Lieferanten mit, etwa rechnung@ihrefirma.de. Sonst landen die XML-Dateien verteilt in persönlichen Postfächern und niemand weiß, wer zuständig ist.
• Sorgen Sie dafür, dass jemand den Inhalt sachlich prüfen kann. Dafür brauchen Sie eine Visualisierung, sofern Ihre Buchhaltung die Dateien nicht ohnehin einliest.
• Legen Sie die Originaldatei so ab, dass sie unverändert und auswertbar bleibt. Ein Mailordner leistet das in der Regel nicht.
• Klären Sie, wer eingehende Dateien öffnet, prüft und zur Zahlung freigibt.

Ein einfacher Ablauf für kleine Betriebe

1. Rechnung kommt im Sammelpostfach an.
2. Datei öffnen und lesbar anzeigen, Beträge und Leistung sachlich prüfen.
3. Bei Auffälligkeiten die Rechenwege prüfen lassen und beim Lieferanten nachfragen.
4. Originaldatei ins Archiv, nicht nur den Ausdruck.
5. Zahlung anweisen, IBAN aus der Datei übernehmen statt abzutippen.

Was Sie nicht brauchen

Keine Plattform, keine Registrierung, kein Peppol-Zugangspunkt. Anders als in Frankreich, wo der Empfang zwingend über eine zugelassene Plattform läuft, verlangt der deutsche Gesetzgeber für den reinen Empfang gar nichts. Eine Leitweg-ID brauchen Sie ebenfalls nicht, die betrifft nur Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Und ob der Absender XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X schickt, dürfen Sie sich nicht aussuchen: annehmen müssen Sie jedes Format nach EN 16931.

Was passiert, wenn Sie nichts tun

Es gibt kein eigenes Bußgeld für fehlende Empfangsbereitschaft. Der Druck entsteht praktisch: Lieferanten, die ab 2027 oder 2028 nur noch strukturiert ausstellen dürfen, schicken Ihnen XML-Dateien, ob Sie darauf vorbereitet sind oder nicht. Wer sie dann nicht lesen kann, zahlt zu spät oder falsch.