E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: alle Fristen

Kurz gesagt: Die E-Rechnungspflicht gilt beim Empfangen seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Beim Ausstellen gilt sie ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben beim Ausstellen dauerhaft ausgenommen.

Der Zeitplan

Ab	Was gilt
1. Januar 2025	Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Technisch reicht ein E-Mail-Postfach.
bis 31. Dezember 2026	Beim Ausstellen dürfen alle noch Papier verwenden. Eine reine PDF-Rechnung per E-Mail bleibt zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
1. Januar 2027	Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss strukturierte Rechnungen ausstellen.
1. Januar 2028	Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz. Die dauerhaften gesetzlichen Ausnahmen bleiben.

Grundlage sind § 14 und § 27 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes sowie die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur obligatorischen E-Rechnung. Diese Seite ist eine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Was als E-Rechnung zählt

Verlangt ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatische Verarbeitung erlaubt und der EN 16931 entspricht. Eine PDF-Datei per E-Mail erfüllt das nicht, auch wenn sie elektronisch übertragen wird.

XRechnung in den Syntaxen UBL und CII
ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL
Factur-X in denselben Profilstufen
weitere normkonforme Formate, etwa Peppol BIS Billing 3.0

Dauerhafte Ausnahmen

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV
Fahrausweise nach § 34 UStDV
Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Rechnungen an Privatpersonen, also der gesamte B2C-Bereich
Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG bei der Ausstellung. Empfangen müssen sie trotzdem können.

An öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln

Im B2G-Bereich besteht die Pflicht schon länger. Dort braucht die Rechnung zusätzlich eine Leitweg-ID, die die empfangende Stelle adressiert. Eingeliefert wird über OZG-RE, die ZRE oder Peppol.

Frankreich ist seit dem 1. September 2026 so weit

Die französische Reform ist am 1. September 2026 in Kraft getreten. Seitdem muss jedes in Frankreich umsatzsteuerpflichtige Unternehmen Rechnungen elektronisch empfangen können. Grandes entreprises und ETI müssen seit demselben Datum auch ausstellen, für PME und Kleinstunternehmen beginnt die Ausstellungspflicht am 1. September 2027. Anders als in Deutschland läuft der Versand dort verpflichtend über zugelassene Plattformen, und es gibt zusätzlich ein E-Reporting.

Was Sie praktisch tun müssen

Ein Postfach benennen, an das Lieferanten Rechnungen schicken können.
Klären, wer die eingehenden Dateien prüft und wie sie ins Buchhaltungssystem kommen.
Die Originaldatei nach GoBD revisionssicher aufbewahren, nicht nur einen Ausdruck.
Prüfen, ob Sie 2027 oder erst 2028 selbst ausstellen müssen.

E-Rechnung Pflicht ab wann: die drei Termine

Die Frage wird so oft gestellt, dass sie hier eine eigene Antwort bekommt. Es gibt nicht einen Stichtag, sondern drei, und sie betreffen unterschiedliche Pflichten.

1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen. Keine Übergangsfrist, keine Umsatzgrenze, keine Ausnahme für Kleinunternehmer.
1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr.
1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen beim Ausstellen noch Papier oder PDF verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Für den Empfang gilt das nicht: eine E-Rechnung dürfen Sie seit 2025 nicht mehr mit dem Hinweis zurückweisen, dass Sie lieber ein PDF hätten.