GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, die auch die Archivierung von E-Rechnungen regeln.
Kurz gesagt
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, die auch die Archivierung von E-Rechnungen regeln.
Im Detail
Die GoBD sind ein BMF-Schreiben, kein Gesetz, werden von der Finanzverwaltung aber wie ein Prüfmaßstab angewendet. Kernforderungen sind Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Maschinenauswertbarkeit.
Für E-Rechnungen folgt daraus ein praktischer Punkt, der oft übersehen wird: aufzubewahren ist die strukturierte Originaldatei. Ein PDF-Ausdruck der lesbaren Ansicht genügt nicht, weil er die Maschinenauswertbarkeit verliert. Bei ZUGFeRD heißt das, das PDF mitsamt Anhang zu sichern, nicht nur den Sichtteil.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in der Regel acht Jahre nach § 14b UStG. Das Archiv muss die Datei über diesen Zeitraum unverändert und lesbar halten, was ein reiner Ordner im Mailprogramm normalerweise nicht leistet.